Die Suchfunktion

Bei der Suche gibt es verschiedene Suchrubriken, welche angewählt werden können. Dazu unterscheidet OfficePortale.net grundsätzlich (auch in Listen-Selektionen) zwischen einer Haupt- oder Stammsatzsuche (Adressen) und einer Adresssuche. Der Unterschied liegt in dem Bezugspunkt. Ein Datensatz kann beliebig viele Adressen aller Art beinhalten obwohl es sich nur um einen Datensatz handelt. Bei der Haupt- oder Stammsatzsuche (Adressen) wird jeder Datensatz auch nur 1x angezeigt, und zwar mit seiner Standard-Adresse aus der unter dem

• Menü Einstellungen
• Workflow
• Programm
• Voreinstellung-Kunde o.a.

hinterlegt wurde. Bei der Adresssuche wird der Datensatz sooft angezeigt, wie bei dem Datensatz Adressen hinterlegt wurden, welche mit dem Filter übereinstimmen.

Haupt- oder Stammsatzsuche (Adressen) 

Adresssuche

Suchrubriken

Die nachfolgend aufgelisteten Suchrubriken stellen jeweils die Quelle der Suche dar. Wie bereits beschrieben handelt es sich bei der Haupt- oder Stammsatzsuche (Adressen) um die Suche die jeden Datensatz 1x liefert. Die Adresssuche basiert auf Adressdaten, also auch Lieferadressen, Rechnungsadressen, Ansprechpartnerdaten usw. innerhalb der Datensätze. Kommunikationsdaten greifen auf Telefon, Handy, E-Mail, Internet und Telefax Informationen zu, wobei auch hier, je nach Filtereinstellung, durchaus nach Firmennamen o.a. gesucht werden kann. Wenn dies geschieht erscheinen jedoch die Datensätze, genau wie bei der Adresssuche, mehrfach. Gleiches gilt für die anderen Suchrubriken wie Ereignisse, Wiedervorlagen, Belege, Kunden-Lieferantinfo, Kunden-Vertreterinfo, Kunden-Verbandinfo und Vertragsdaten. Weiterhin gibt es pro Suchrubrik eine Standard- und eine Individual-Suche. Dies hat lediglich den Sinn, dass Sie Ihre Filtereinstellungen nicht immer verändern müssen, sondern zwei Möglichkeiten voreinstellen und per Mausklick umstellen können.
Beispiel:
- Haupt-Stammsatzsuche Standard – Suche NUR nach Matchcode
- Haupt-Stammsatzsuche Individual – Suche nach allen möglichen
Kriterien
Die Einstellungen werden beim Beenden des Programms für den jeweils angemeldeten Benutzer gespeichert und stehen bei der nächsten Programmnutzung wieder zur Verfügung.

Suchfilter

Ein weiterer Punkt sind die Filtereinstellungen (Klick auf die Schaltfläche Filter). Je mehr Häkchen Sie im Bereich der Auswahl setzten, je mehr Felder werden durchsucht (kann je nach Felder auch zu einer langsameren Suche führen). Wenn Sie Häkchen im Bereich der Selektionsauflistung vornehmen, werden die Datensätze danach gefiltert. Es sind nicht alle Filterrubriken bei allen Suchrubriken auswählbar. Diese werden bei Bedarf ein- oder ausgeblendet. Über die Schaltfläche „zurück“ gelangen Sie zurück in die Suche.