Vorwort

Herzlich Willkommen bei OfficePortale.net.
Der nächsten Generation unserer erfolgreichen Software, die schon lange nicht nur für Handelsvertretungen optimiert ist, sondern nun auch den Schritt zur Multifunktionssoftware macht.

Die Grundidee

OfficePortale.net ist eine sehr leistungsfähige Software, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll.
Sie umfasst ein Kundenmanagement, Kontaktmanagement, Vertriebsmanagement, eine Warenwirtschaft (Fakturation) und bis hin zur täglichen Office-Arbeit jegliche alltäglichen Arbeitszusammenhänge und vereint diese in einer Software.

Entwicklungsgeschichte

OfficePortale.net basiert auf Handel.NET, welches wiederum in enger Kundenzusammenarbeit ständig weiterentwickelt wurde. Seit 1991 wurde Handel entwickelt. Ursprünglich wurde Handel als Handelsvertretungssoftware für MS DOS konzipiert. Als die grafische Benutzeroberfläche für den Nutzer akut wurde, wurde Handel weiterentwickelt und den Möglichkeiten der damaligen Benutzeroberfläche angepasst. Diese Version wurde Handel32 getauft und auch stetig in Zusammenarbeit mit unseren Kunden weiterentwickelt. Zum Zeitpunkt, als die Benutzeroberflächen detaillierter wurden, wurde auch Handel dieser zeitgemäßen Entwicklung angepasst und somit zu Handel 2000. Als nun Microsoft neue Entwicklungsmöglichkeiten durch die Einführung der Programmierumgebung „.NET“ einführte, wurde auch Handel dieser neuen Variante unterzogen, um weiterhin auf dem technisch neusten Stand zu sein (Handel.NET). Da die tägliche Arbeit durch diverse Programme und Standards gespalten wird, ist aus Handel.NET, OfficePortale.net geworden und fasst nun den gesamten täglichen Arbeitsbedarf zusammen. Diese Grundidee der Zusammenfassung aller Programme und die jahrelange Entwicklung zusammen mit unseren Kunden ist nun das Ergebnis in Form unserer neuen Software: OfficePortale.net.

Systemvoraussetzung

Um einen reibungslosen und flüssigen Betrieb mit OfficePortale.net zu gewährleisten, sollten folgende Systemvoraussetzungen vorhanden sein:

Hardware

Client

Einzelplatz (enthält die Version Client und Server in einer Komponente)

Server (sofern nicht Online von CS gehostet)

Software

Unterstützte Betriebssysteme:

• Client
• Microsoft Windows 7 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows 8 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows 10 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows 11 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)

• Server
• Microsoft Windows 7 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows 8 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows 10 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows Server 2008 32 Bit (x86) oder 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows Server 2008 R2 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows Server 2012 R2 64 Bit (x64)
• Microsoft Windows Server 2012 R2 64 Bit (x64)

Sonstige empfohlene Voraussetzungen

• Internetzugriff (möglicherweise fallen hierfür Gebühren an)

Zu diesem Handbuch

Dieses Handbuch beschreibt die Installation und die Grundfunktionen von OfficePortale.net. Ein gewisses Grundwissen im Umgang mit dem PC und dem Betriebssystem sollte vorhanden sein, da wir in einem Handbuch nicht auf Grundfunktionen des Betriebssystems eingehen können. Es dient des Weiteren als Nachschlagewerk für den Umgang mit OfficePortale.net und soll Ihnen den Einstieg in das Programm erleichtern. Natürlich sind wir stets bemüht dieses Handbuch so aktuell zu halten wie es uns möglich ist, jedoch kann es auch hier zu Versionsunterschieden kommen. Diese könnten sich durch unterschiedliche Beschriftungen oder Anordnungen bemerkbar machen, doch die Grundfunktionen sollten davon nicht betroffen sein. Die aktuellste Version des Handbuchs, steht ihnen jederzeit auf unserer Internetseite als Download zur Verfügung (Im Adobe Acrobat Reader Format, PDF-Dateiformat).
Die Struktur dieses Handbuchs ist der Menüstruktur des Programms und dessen Aufbaus nachempfunden und sollte Ihnen dadurch einen schnellen Zugriff auf die Inhalte gewährleisten.

OfficePortale.net – Versionen, Module und APPs

OfficePortale.net – Versionen, Module und APPs
OfficePortale.net besteht aus einem bis mehreren Programmen die je nach Anforderung zusammen eingesetzt werden können. Entweder agieren Sie mit der Einzelplatzversion, oder Sie nutzen auf der Anwenderseite den Client als eigentliche Arbeitsstation und auf der anderen Seite den Server, der ihre Daten verwaltet und den Clients zur Bearbeitung anbietet. Auch die Version Kasse ist ein weiterer Baustein welcher als Client fungiert und speziell für den Einsatz in einem Ladenlokal entwickelt wurde. Hier können Sie im Kunden aus den Bereichen B2B und B2C, allein über die Kundenkennung, gleichzeitig bedienen.

OfficePortale.net ist modular einsetzbar. Es ist möglich das Programm in der Basic-Version zu nutzen, aber selbstverständlich auch mit zusätzlichen Modulen. Nachfolgend ein Überblick über mögliche Module und dessen Funktionen.

OfficePortale.net „Basic“
a) Client/Server
b) Software as a Service (im Weiteren SaaS genannt)

Die Versionen von OfficePortale.net

Version - Vertriebsmanagement (Basis)
Verwaltung von Kundendaten zur Vertriebssteuerung. Speicherung von Dokumenten, Ereignissen, Wiedervorlagen uvm. Mit diesem Modul steuern Sie Ihre Marketing-Aktivitäten.

Version - Handelsvertretung
Die Version Handelsvertretung inkludiert die Basisversion Vertriebsmanagement. Dieses Modul ist speziell entwickelt um Provisionsgeschäfte (Streckengeschäfte) Ihrer Handelsvertretung abzubilden. Umsatzverfolgung, Provisionsabrechnungen sowie Provisionsverfolgungen für die eigene Handelvertretung oder/und für beschäftigte Handelsvertreter sind Hauptbestandteil dieses Moduls.

Version - Faktura
Die Version Faktura inkludiert die Basisversion Vertriebsmanagement sowie die Version Handelsvertretung. Unter Faktura fassen wiir alle Funktionen zusammen, welche für die eigene Warenwirtschft von Nöten sind. Angebote, Auftragsverwaltung, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Retouren, Zahlungseingänge (Teilzahlungen), automatisches Mahnwesen, Rechnungsversand per EDI, Post, oder via Mail (PDF), Übergabe von Abbuchungsauträgen an Ihre Banksoftware usw. Natürlich gehört auch die Lagerverwaltung dazu.

Version - Kasse
Hier handelt es sich um eine speziell für den Einzelhandel entwicklete Software. Ob Sie Ihre Waren nach Warengruppen oder Artikelgenau statistisch auswerten möchten, mit dieser Software ist alles möglich. Ob Barverkauf, auf Rechnung, mit Kundenauswahl B2B (Netto) oder B2C (Endverbraucher), selbstständig erkennt OfficePortale.net – Kasse über Preiskategorien verschiedene Preise oder über Preisstaffeln den richtigen Staffelpreis.

Die Module von OfficePortale.net

Modul - Netzwerk
Unsere Software kaufen Sie nur einmal, für weitere Arbeitsplätze gibt es die günstigen Netzwerkmodule. Natürlich gewährleisten wir Ihnen immer den Zugriff auf die aktuellsten (auch von einem anderen Arbeitsplatz aus veränderten Daten) sowie eine Datensatzsperrung innerhalb einer aktuellen Bearbeitung.

Modul - Mandant
Das Mandantenmodul ermöglicht Ihnen die Verwaltung weiterer Firmen mit nur einem Programm. Ein unabhängiger Belegnummernkreislauf ist dabei natürlich gewährleistet.

Modul - Messe
Stellen Sie Ihre Waren auf einer Messe aus? Dann erstellen Sie Ihre Messeaufträge doch automatisch mit speziell dafür hergestellten Mobilgeräten oder einfach mit Ihrem Telefon. Scanneraufsatz und Messemodul Machen es möglich. Ein Datenabgleich mit Ihrem Lager und die Arbeit ist getan.

Modul Telefonie
Erkennen wer Sie telefonisch kontaktiert oder telefonieren aus dem Programm per Mausklick. Das ganze gekoppelt mit einem Ereigniseintrag und entsprechender Anrufliste. Das Modul Telefonie kann dies für Sie tun.

Modul - Newsletter
Versenden Sie professionelle und vor allem personalisierte Nachrichten über OfficePortale.net. Auswertung mit Statusanzeige des Newsletterversandes sowie eine Blacklist und eine Whitelist gehören dazu.

Modul - EDI
Importieren oder Exportieren Sie Daten im Standard-Format EDI.

Modul - Multi-Lager
Verwalten Sie verschiedene Lager in denen Sie Ihre Artikel bereitstellen. Auch die Verwaltung mehrerer Ladenlokale sind somit über ein Datenstamm kein Problem. Inventur, Umbuchungen, Ausbuchungen und Differenzbuchungen. Ihr Lagerbestand aller Lager immer im Blick.

Modul - KanBan
Haben Sie Projektgeschäfte? Planen Sie diese mit unserem KanBan-Modul. Graphisch aufbereitet mit individuellen Boards und individuellen Arbeitsschritten welche über Drag&Drop zu verschieben sind. Das Ganze kombinierbar mit unserem Kalender-Modul. Hier bleibt kein Wunsch unerfüllt.

Modul - Individual
Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Individualisierungen von uns ins System einbinden zu können. Sprechen Sie uns dazu an…

Modul - OnLine Server – Hosting
Keine Lust auf ständig neue Betriebssysteme, Rechnerkonfigurationen, Datensicherungen unsw.? Gern hosten Sie Ihre Daten in unserem Rechenzentrum. Wir kümmern uns um den Rest.

Modul - Kalender
Kombinieren Sie Ihre Kunden, Vertreter und Mitarbeiter mit unserem Kalendermodul. Planen Sie Ihre Aktivitäten. Verwalten Sie Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter über OfficePortale.net völlig papierlos. Die Urlaubs-Übersicht eines jeden Mitarbeiters macht die Jahresplanung zu einem Kinderspiel.

Modul - Shop
Möchten Sie einen eigenen Shop betreiben? Ihre Waren direkt online verkaufen? Auch das ist mit OfficePortale.net möglich. Das beste daran ist aber, dass Ihre Waren live aus OfficePortale.net im Internet päsentiert werden. Keine lästigen Schnittstellen, keine fehlerhaften Zuordnungen. Sofortige Anzeige bei Bestellungen mit der Möglichkeit diese sofort weiter zu bearbeiten. Kein doppeltes Erfassen von Daten. Direkte Abbuchung aus dem verfügbaren Bestand sobald eine Bestellung aufgegeben wurde und natürlich eine direkte Information für den Kunde, dass seine Bestellung eingegangen ist.. B2B oder B2C. Kundenspezifische Preise. Ein Klick auf Ihren Artikel und er steht im Shop zum Verkauf.

Modul - Kundenportal
Interagieren Sie mit Ihren Kunden. Sie können OfficePortale.net für die Interaktion mit Ihren Kunden nutzen. Kennen Sie das nicht auch? “Können Sie mir die Rechnung … nochmal zusenden?” – Kunden von OfficePortal.net Nutzern können das in Ihrem geschlossenen Bereich selber tun. Adressänderungen? – genauso. Geben Sie Ihren Kunden einen geschützten Zugang und bestimmen Sie was Ihr Kunde machen darf. Dafür sparen Sie Zeit, die Sie besser einsetzen können.

Modul - Ticket
Zu unserem Kundenportal gehört auch das Modul Ticket. Lassen Sie Ihre Kunden Tickets eröffnen, welche automatisiert beantwortet werden. Sie bestimmen für gewisse Ticket-Arten den informationsfluss den Sie erwarten. Brauchen Sie bei einer Reklamation Bilder der defekten Ware? Dann kann z.B ein Reklamationsticket nur mit einem Upload erstellt werden. Sie bestimmen die Reaktionszeiten verschiedener Proiritäten und wenn Sie nicht die nötigen Rückinformationen Ihrer Kunden in der vorgesehenen Zeit erhalten schließt sich ein Ticket auch von selbst, natürlich mit einer weiteren information für Ihren Kunden.

Die APPs von OfficePortale.net

APP – OfficePortale.app
Was früher der Laptop war ist heute das Telefon oder das Tablet. Die OfficePortale.app gibt es kostenlos für Nutzer von OfficePortale.net dazu. Ob Sie Kunden, Ansprechpartner o.a. einsehen oder neu hinterlegen möchten. Ob Sie Statistiken benötigen oder Ihre Aufträge erfassen wollen. Alles ist in der OfficePortale.app möglich. Selbst die hinterlegten Schriftsätze oder Mails können Sie als Original unterwegs einsehen.

APP – Inventur
Jeder der mit Waren zu tun hat muss zwangsläufig in gewissen Abständen eine Inventur des Lagers durchführen. Wir haben die passende APP dafür. Artikel Scannen – Stückzahl eingeben – fertig.

APP – Warenzugang
Buchen Sie Ihre bestellten Warenzugänge einfach im Lager direct über die Warenzugangs-APP. Scannen – zubuchen – das war es.

APP – Qualitätskontrolle
Überprüfen Sie die Artikel gesondert, welche einer Qualitätskontrolle unterliegen ganz bequem per APP. Dokumentieren Sie fehlerhafte Ware und buchen Sie die korrekte Ware endgültig ins Lager.

APP – Versand
Ihr Auftrag landet im Lager und dort wird die Arbeit getan. Papierlos per APP
können die Aufträge abgearbeitet werden, danach wird der Lieferschein gedruckt und die dazugehörige Rechnung erzeugt. Im Backoffice bleibt nur noch die Aufgabe die Rechnung zu versenden und den Zahlungseingang zu kontrollieren.

APP – Artikeldruck
Artikel-Etiketten gefällig? Scannen und drucken ist für diese APP die devise. Auch können Sie QR-Codes, EAN-Codes, Alle nötigen Informationen, auch mit Artikel-Bildern drucken.

APP – Retoure
Reklamation des Kunden per APP in Kombination mit OfficePortale.net abarbeiten. Das ganze gekoppelt mit unserem Ticket-System – fertig.

APP – Individual
Wir Programmieren Ihnen jegliche APP. Ob völlig unabhängig oder in Zusammenhang mit OfficePortale.net. Betriebssystem ab- oder unabhängig. Sprechen Sie uns an.

Unser Angebot wird ständig erweitert. Sollten Sie nicht fündig geworden sein, stehen wir Ihnen für Fragen gern zur Verfügung.